Что нужно делать, чтобы избежать штрафов?

Выдача денег под авансовый отчет очень распространенное явление. Авансовые отчеты «случаются» абсолютно в каждой организации.

Подотчетные суммы и порядок их оформления регламентируются нормами кассовой дисциплины. Штрафы за нарушения колеблются от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц и от 3 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей.

Что нужно знать бухгалтеру и руководителю (чтобы контролировать бухгалтера) об авансовых отчетах, чтобы не платить существенных штрафов на «ровном месте»?

Соблюдайте простые правила:

1. Оформляйте заявление на выдачу наличных денег под авансовый отчет.

Чтобы выдать наличные деньги под отчет, требуется специальное заявление от сотрудника, которому будут выданы средства (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

2. Не выдавайте новые суммы денег, прежде чем сотрудник не отчитался за предыдущие.

Действующие законодательные нормы прямо запрещают выдавать деньги работникам, которые не представили авансовые отчеты либо не вернули в кассу оставшиеся у них подотчетные суммы (абз. 3 п. 4.4 Положения № 373-П).

3. В течение трех дней, со дня окончания срока выдачи денег под отчет требуйте от «подотчетника» авансового отчета либо возврата денег в кассу.

Об этом говорится в абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П.

4. Правильно визируйте заявление работника на выдачу ему наличных денег под отчет.

Заявление о выдаче денег визирует руководитель компании (абз. 1 п. 4.4 Положения № 373-П). Все остальные: главный бухгалтер, заместители директора и другие работники вправе заверить заявление, только если на них оформлена соответствующая доверенность.

Шпаргалка.

1. Не выдавайте деньги физ.лицу, с которым у Вас заключен гражданско-правовой договор. Выдавать деньги под отчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры.

2. Требуйте авансовые отчеты с каждой подотчетно суммы. Если Вы несколько раз в течение месяца выдавали деньги, то и авансовые отчеты должны быть составлены на каждую сумму. Если деньги не потрачены, то они должны быть возвращены в кассу предприятия.

3. Если сотрудник направлялся в командировку, то авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней после возвращений из командировки.

Удачи Вам и берегите деньги Вашей организации!