Нормативные документы, регламентирующие сроки хранения документов (действующие):

  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
  • Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Как определить сроки хранения документов:

1. Ознакомьтесь с Перечнем типовых управленческих архивных документов.

2. Примите во внимание требования ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и пункт 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). В них говорится о том, что сроки хранения документов не могут быть менее пяти лет после отчетного года.

3. Учтите требование подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в котором говорится о том, что налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет (подтверждение доходов, расходов и уплаты налогов).

4. Если Вы ООО, ознакомьтесь с требованием статьи 50 Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», в которой перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

5. Если Вы акционерное общество, то для Вас немаловажным будет требование Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.03 № 03-33/пс.

Хранение документов в электронном виде:

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов (п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

О том как хранить и уничтожать документы, а также о штрафах за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов, которые предусмотрены законом я расскажу в следующей статье.

Делайте мне приятно, ставьте лайки)